Hujjatlarni raqamlashtirish nima va u kimga kerak?
Ko'p tashkilotlarda muhim ma'lumot hali ham papkalarda, javonlarda va xodimlarning kompyuterlarida tarqoq holda yotibdi. Bitta shartnoma, buyruq yoki eski hisobotni topish uchun soatlab vaqt ketadi, ba'zan esa hujjat umuman topilmaydi.
Hujjatlarni raqamlashtirish – bu qog'oz arxiv, skanlar va tartibsiz fayllarni tuzilgan, qidirsa topiladigan ma'lumotga aylantirish. Natijada sizda shunchaki PDF fayllar to'plami emas, balki sana, raqam, kontragent yoki mazmun bo'yicha bir necha soniyada qidiriladigan elektron arxiv paydo bo'ladi.
Bu xizmat ayniqsa qog'oz bilan ko'p ishlaydigan jamoalarga kerak: ta'lim muassasalari, ishlab chiqarish va savdo korxonalari, servis markazlari, buxgalteriya va kadrlar bo'limlari, shartnoma va loyiha hujjatlari ko'p bo'lgan tashkilotlar.
Arxivni raqamlashtirish: qanday ishlarni bajaramiz
Skanerlash va OCR
Qog'oz hujjatlarni skanerlaymiz va matnni taniymiz, shunda har bir sahifadagi istalgan so'z bo'yicha qidirish mumkin bo'ladi.
Ma'lumotlarni tuzilmalash
Har bir hujjat turidan kerakli maydonlarni – sana, raqam, summa, F.I.Sh., tashkilot nomini – ajratib, jadval yoki bazaga joylaymiz.
Shablonlar va ish jarayonlari
Yangi hujjatlar yana qog'ozda to'planib qolmasligi uchun elektron shablonlar, kelishish va tasdiqlash tartibini sozlaymiz.
Arxivni ko'chirish
Eski tizim, umumiy papkalar yoki Excel fayllaridagi ma'lumotlarni yangi tizimga ko'chiramiz va yozuvlarni manba bilan solishtirib tekshiramiz.
Qidiruv va kirish huquqlari
Kim qaysi hujjatlarni ko'ra olishini belgilaymiz va xodimlar uchun tushunarli qidiruv oynasini tayyorlaymiz.
AI uchun tayyorlash
Ma'lumotni shunday tartibga solamizki, keyinchalik uni AI qidiruv va yordamchi dasturlar bilan bemalol ishlatish mumkin bo'lsin.
O'zbek (lotin va kirill) va rus tilidagi hujjatlarni tanish
O'zbekistondagi arxivlarning o'ziga xosligi bor: bir papkada lotin yozuvidagi yangi buyruq, kirill yozuvidagi eski hujjat va rus tilidagi shartnoma yonma-yon turadi. Faqat bitta tilga moslangan oddiy dasturlar bunday aralash materialda ko'p xato qiladi.
Shuning uchun OCR jarayonini aynan sizning hujjatlaringizga qarab sozlaymiz. O'zbek lotin, o'zbek kirill va rus matnlarini alohida hisobga olamiz, o' va g' kabi harflar, jadvallar, muhr va imzoli sahifalar to'g'ri o'qilganini tekshiramiz.
Xira, shikastlangan yoki qo'lda yozilgan sahifalar alohida belgilanadi va inson tomonidan ko'rib chiqiladi. Kerak bo'lsa, lotin va kirill yozuvi bo'yicha birgalikda qidirish kabi amaliy talablarni ham ish boshida kelishib olamiz.
Elektron arxiv yaratish qanday bosqichlarda o'tadi?
- Tahlil (1-2 hafta). Hujjatlar hajmi, turlari va holatini ko'rib chiqamiz, mas'ul xodimlar bilan suhbatlashamiz va hamma tasdiqlaydigan yozma texnik topshiriq tayyorlaymiz.
- Tuzilma va namuna. Qaysi maydonlar ajratilishi, papkalar va fayllarni nomlash tartibini belgilaymiz va kichik namunaviy to'plamda sinab ko'ramiz.
- Raqamlashtirish. Skanerlash, OCR va tuzilmalash ikki haftalik bosqichlarda olib boriladi. Har bosqich oxirida natijani jonli namoyish qilamiz.
- Tekshiruv va ko'chirish. Ma'lumotlarni tanlab tekshiramiz va mavjud tizimingizga yoki yangi elektron arxivga joylaymiz.
- Topshirish. Hujjatlashtirish, jamoangiz bilan topshirish sessiyasi va xohishingizga ko'ra keyingi qo'llab-quvvatlash.
Bu bizning umumiy ish jarayonimizning hujjatlar bilan ishlashga moslangan ko'rinishi.
Raqamli arxivdan AI qidiruvgacha
Raqamlashtirish ko'pincha faqat birinchi qadam. Ma'lumot tartibga tushgach, uni kundalik ishda qo'llash mumkin: kelgan arizalarni avtomatik saralash, hisobotlarni yig'ish yoki mijozlarga javob tayyorlash. Bu haqda biznes jarayonlarini AI bilan avtomatlashtirish sahifasida batafsil yozganmiz.
Yana bir yo'nalish – kompaniyaning "ikkinchi miyasi" (Second Brain). Bu ichki bilimlar bazasi bo'lib, xodim oddiy savol beradi, AI esa javobni aynan sizning hujjatlaringizdan topadi va manbasini ko'rsatishi mumkin. Bunday tizim yaxshi ishlashi uchun hujjatlar avval toza va tuzilgan bo'lishi kerak – biz arxivni aynan shunga tayyorlaymiz.
Elektron arxiv uchun alohida veb-interfeys yoki mobil ilova kerak bo'lsa, uni veb va mobil ilovalar ishlab chiqish jamoamiz quradi.
Nega hujjatlarni raqamlashtirishni Urobotga ishonish mumkin?
- Andijondagi IT kompaniyamiz, lekin O'zbekiston bo'ylab va xorijdagi mijozlar bilan masofadan ishlaymiz.
- O'zbek, rus va ingliz tillarida muloqot qilamiz va shu tillardagi hujjatlar bilan ishlaymiz.
- Tahlil bosqichidan keyin aniq shartlar yozilgan qat'iy smeta beramiz.
- Ma'lumotlar, kod va hujjatlashtirish birinchi kundan sizga tegishli – bizga bog'lanib qolmaysiz.
- Loyihani boshidan oxirigacha olib borishimiz yoki jamoangizga mutaxassis qo'shishimiz mumkin.
Boshqa loyihalarimiz bilan portfolio bo'limida tanishishingiz mumkin.